¶ Warum ein Relaunch?
Grundsätzlich sollte eine Überarbeitung der Website alle sieben Jahre erfolgen. Der letzte Relaunch fand 2015 statt. Seitdem haben sich sowohl die Nutzergewohnheiten als auch die technischen Anforderungen für Websites verändert. Es hat sich gezeigt, dass die derzeitige Dropdown-Menüstruktur nicht mehr intuitiv ist. Wichtige Inhalte für potentielle Studierende sind nicht auf Anhieb auffindbar. Auf der Neustrukturierung der Bereiche „Studium“ und „Bewerbung“ soll daher ein besonderes Augenmerk liegen. Aber auch insgesamt soll das Zielgruppenkonzept der derzeitigen Website auf den Prüfstand gestellt und überarbeitet werden und die Anpassung an ein neues, zeitgemäßes Design erfolgen.
Integriert werden sollen barrierefreie Inhalte nach der europäischen Norm auf der Grundlage der Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz Nordrhein-Westfalen. Schlussendlich müssen im Zuge des vom Land NRW beschlossenen Online-Zugangsgesetzes sowie E-Government-Gesetzes sämtliche Serviceprozesse in digitaler Form abrufbar sein. Hierfür bedarf es einer Schnittstellenbildung, die auf der Website kenntlich gemacht werden muss.
¶ Wer leitet und begleitet das Projekt?
Das Projekt wird vom Rektorat der Hochschule geleitet, Projektverantwortlicher ist Friedrich v. Plettenberg (Pressesprecher/Kommunikationsmanager).
Um eine möglichst große Akzeptanz zu erreichen, wird der Prozess von verschiedenen Arbeitsgruppen aus Hochschulmitgliedern unterstützt.
Bei der Konzepterstellung und der weiteren Umsetzung bekommt die Hochschule Unterstützung von dem externen Berater Magnus Schubert (MATCH2B).
Nach einem Bieterverfahren hat die Hochschule die Vertragsverhandlungen mit der Agentur p2 media GmbH & Co. KG aufgenommen. Der offizielle Zuschlag wurde am 17. März 2023 erteilt. Betreut wird das Projekt agenturseitig von Michael Koch (Product Owner) und Katja Held (Scrum Masterin).
¶ Wie wird die Hochschulöffentlichkeit in das Projekt mit einbezogen?
¶ World Café
Die Hochschule hat am 08. November 2022 ein World Café durchgeführt, wo mit der Hochschulöffentlichkeit ein offener und moderierter Diskussionsprozess zu verschiedenen websiterelevanten Themen durchgeführt wurde.
Weitere Informationen sind in der Einladung unseres Rektors zu finden.
Dabei wurden folgende Ideen erarbeitet und festgehalten:
¶ Produktvision für das Ziel
Aus der Vorbereitungsphase hat sich die Hochschule folgende Produktvision für das Ziel gegeben:
Wir können groß! Wir sind international spitze und regional verwurzelt. Wir sind stolz auf musikalische, technische, wissenschaftliche und pädagogische Exzellenz.
Wir wollen den attraktiven Standort mit seiner persönlichen und familiären Atmosphäre sichtbar machen. Wir wollen unsere Zielgruppen optimal ansprechen und exzellente Studiengänge und –angebote emotional und modern präsentieren.
Die Ansprache soll musikalisch sein. Dabei ist die Webseite dennoch funktional und klar. Die Website soll barrierearm, responsiv und langfristig stabil und erweiterbar sein.
Umfrage Design-Vorschlag
In zwei Workshops wurde ein Design-Vorschlag erarbeitet, der dem Rektorat am 05. April 2023 zur Entscheidung vorgelegt werden soll. Um die Meinung der Hauptzielgruppe (Studierende) mit einzubeziehen fand währenddessen eine Datenerhebung statt, an der sich insgesamt 148 Studierenden beteiligten. Die Umfrage ist hier einsehbar.
¶ Wie sieht der Zeitplan aus?
Im Wintersemester beginnen wir mit der Konzepterstellung, die am Ende eine Agentur dazu befähigen soll, eine neue Website für die Hochschule zu programmieren.
| Oktober 2022 | gemeinsame Anforderungsanalyse durch die Arbeitsgruppe und 1. gemeinsamer Workshop. Die zusammenfassenden Ergebnisse befinden sich hier. |
| November/Dezember 2022 | Erstellung der Ausschreibung |
| Februar 2023 | Agenturvorstellungen |
| März/April 2023 | Auftragsvergabe an die Agentur p2 media, sowie Start der Konzeptionsphase (Discovery Phase) |
| März bis Juni 2023 | technische Realisation und Programmierung (organisiert in Sprints) |
| Mai bis Oktober 2023 | Migration der bisherigen Websiteinhalte |
¶ 1. Phase: Discovery Phase
Nach Vertragsunterschrift ist das Projekt mit der Discovery Phase an den Start gegangen. Gebildet wurden Teams zu einzelnen Schwerpunktthemen:
Design: Jelka Lüders (Leitung Abteilung Konzerte & Kommunikation), Prof. Godelieve Schrama (Prorektorin für Künstlerische Angelegenheiten), Andrea Versteegh (Grafik Designerin), Friedrich v. Plettenberg (Pressesprecher und Projektleiter), Byuri Choi und Jan Konrads (Studierende)
Studiumsauftritt: Wolfgang Tiemann (Prorektor für Studium & Lehre), Vanessa Lange, Christine Mälck, Sibel Tez, Leonie Pahlke (Team Studierendenservice), Byuri Choi (Studentin), Friedrich v. Plettenberg (Pressesprecher und Projektleiter)
Konzertkalender + ASIMUT-Schnittstelle: J. Lüders, Monika Ziegler (ASIMUT)
Publikationsserver: A. Hadjakos, F. Plettenberg
Personenverzeichnis: A. Hadjakos, F. Plettenberg
Auftritt Verwaltung: Workshop im Jour fixe der Führungskräfte am 13.04. durch F. Plettenberg
¶ 2. Phase: Programmierung
Um der Hochschule das Backend zur Verfügung zu stellen, wurde die folgende Planung ins Auge gefasst, in der die Agentur in sogenannte “Sprints" die Anforderungen umsetzt:
| 17.04. – 21.04.2023 | Sprint 1: Projekt aufsetzen und einrichten, Standard-Contentelemente |
| 24.04. – 28.04.2023 | Sprint 2: Templates und Standard-Contentelemente |
| 08.05. – 12.05.2023 | Sprint 3: SSO, Deepl-Schnittstelle, Konzertkalender, BITE-Schnittstelle |
| 22.05. – 26.05.2023 | Sprint 4: White Label/Publikationen, Kalender, Aufgabenmanagement |
| 15.05. – 19.05.2023 | Pause / Refinement Woche |
| 12.06. – 16.06.2023 | Sprint 5: (Studiengangsfinder/Aufgabenmanagement, Anbindung Schnittstellen) |
| 03.07. – 07.07.2023 | Sprint 6: (Personenverzeichnis, ASIMUT-Schnittstelle, Finale Arbeiten |
¶ 3. Phase: Migrationsphase
Seit Anfang Juni werden Inhalte auf der Basis der neuen Site-Map von der vorigen Website in die neue Website migriert. Dabei entstehen ebenso neue Inhalte. Der Link zum Staging-System lautet https://hfmd.p2media.com/ (Passwort: p2m/p2m)
¶ Haben Sie Fragen?
Dann schreiben Sie gerne eine Mail an die Projektleitung:
friedrich.vonplettenberg@hfm-detmold.de