Sie können die Darstellung der Nachrichtenliste und des Lesebereichs ändern. E-Mails in der Nachrichtenliste können als einzelne Nachrichten angezeigt oder nach Unterhaltungen gruppiert werden.
Sie haben sowohl in Outlook als auch im Webbrowser die Möglichkeit automatische Antworten zu konfigurieren. Ein Beispiel einer automatischen Antwort kann eine Abwesenheitsbenachrichtigung sein.
Im Webmail-Programm können Sie durch einen Klick auf Einstellungen > Automatische Antworten, Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung für verschiedene Nutzergruppen eingeben.
Im Outlook Mailprogramm können Sie durch einen Klick auf Datei > Automatische Antwort Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung eingeben.
Weiterleitungen können nur an Mailadressen der HfM Detmold eingerichtet werden.
Gehen Sie auf owa.hfm-detmold.de und melden Sie sich mit ihrem Hochschulaccount an.
Klicken Sie rechts oben auf das kleine Zahnrad und wählen Optionen an. Unter Email - Automatische Verarbeitung findet sich der Punkt Posteingangs- und Aufräumregel. Durch einen Klick auf das +, kann eine neue Regel angelegt werden. Wählen Sie im oberen Drop-Down Feld [Auf alle Nachrichten anwenden] aus und im unteren unter Weiterleiten, umleiten oder senden den Punkt Nachricht weiterleiten an… aus.
Es öffnet sich das Verzeichnis der HfM, wo nun die Mailadresse gesucht werden kann. Wählen sie das + hinter der entsprechenden Person an und drücken Sie Speichern.
Abschließend muss die Regel nur mit einem Klick auf OK bestätigt werden.
Möchten Sie anderen Mitgliedern der Hochschule Berechtigungen auf Ihr persönliches Mailpostfach oder Ihren Outlook-Kalender gewähren, so gehen Sie bitte für die verschiedene Optionen nach den folgenden Anleitungen vor.
Wenn Sie häufig mit den Exchange-Ordnern einer anderen Person arbeiten, können Sie das Exchange-Postfach der anderen Person Ihrem Outlook-Profil hinzufügen. Wenn Sie dies tun, wird das Postfach der anderen Person automatisch geöffnet, wenn Sie Outlook öffnen. Das Postfach der anderen Person wird im Ordnerbereich unter Ihren Exchange-Postfachordnern angezeigt.
Hinweis: Der Benutzer, der sein Postfach freigibt, muss Ihnen die Berechtigung Ordner sichtbar für den Stammordner des Exchange-Postfachs erteilen.
Gehen Sie als “Manager” wie folgt in Outlook vor:
Gehen Sie als Stellvertretung wie folgt in Outlook vor:
Wenn ein “Manager” der Stellvertretung ausreichende Berechtigungen erteilen möchte, um Besprechungsanfragen für ihn anzunehmen, muss er wie folgt vorgehen:
Mit Farbkategorien können Sie verwandte Elemente in Microsoft Outlook auf einfache Weise erkennen und gruppieren. Weisen Sie einer Gruppe verwandter Elemente, wie beispielsweise Notizen, Kontakte, Termine oder E-Mail-Nachrichten, eine Farbkategorie zu, sodass Sie die Elemente schnell nachverfolgen und organisieren können. Sie können Elementen auch mehrere Farbkategorien zuweisen.
Sie können aus einer Reihe von Standardkategorien auswählen oder eigene Kategorien erstellen und die Kategorien dann Ihren Outlook-Elementen zuweisen. Die Farben der Kategorien werden in Tabelle angezeigt, z. B. im Posteingang, und innerhalb der geöffneten Elemente selbst. Kategorien können von Ihnen mit einem aussagekräftigeren Namen versehen und die Farben der Kategorien können geändert werden. Diese flexible Gestaltung ermöglicht Ihnen das Entwickeln eines Farbkategoriesystems, das Ihren Anforderungen gerecht wird.
Um einer Nachricht in der Nachrichtenliste eine Farbkategorie zuzuweisen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht. Wählen Sie Kategorisieren und dann eine Kategorie aus der Liste aus.
Tipp: Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken und nur Optionen zum Kennzeichnen der Nachricht angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich rechts neben dem Namen des Absenders.
Um eine Farbkategorie aus dem Lesebereich oder einer geöffneten Nachricht zuzuweisen, wählen Sie im Menüband aus der Gruppe Tags die Option Kategorisieren und dann eine Kategorie aus der Liste aus.
Wenn Kategorisieren nicht angezeigt wird, wählen Sie im Menüband die Dropdownliste unter Tags aus.
Sie haben sowohl in Outlook als auch im Webbrowser die Möglichkeit eine Signatur für Ihr Postfach zu hinterlegen.
Im Webmail-Programm können Sie durch einen Klick auf Einstellungen > Optionen > E-Mail > Layout > E-Mail-Signatur, Ihre Signatur eingeben.
Im Outlook Mailprogramm können Sie durch einen Klick auf Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen, Ihre Signatur eingeben.
Im Apple Mailprogramm können Sie durch einen Klick auf Mail > Einstellungen > Signatur , Ihre Signatur über das + Zeichen eingeben.